Cómo elegir una política de retención de datos que funcione para su organización
Introducción
En la actualidad, las empresas manejan grandes cantidades de datos. Estos datos son vitales para el correcto funcionamiento de la organización, por lo que es crucial tener una política de retención de datos adecuada. La política de retención de datos es básicamente un conjunto de reglas que establecen el tiempo que se debe conservar la información. En este artículo, veremos cómo elegir una política de retención de datos que funcione para su organización.
¿Por qué es importante una política de retención de datos?
Una política de retención de datos es crucial para proteger a la empresa de posibles consecuencias legales. La información puede ser solicitada en cualquier momento por una autoridad, y si no se puede proporcionar, la empresa puede verse enfrentada a sanciones y multas. Además, una política de retención de datos ayuda a mantener la eficacia y eficiencia de la organización, al garantizar que los datos necesarios estén disponibles cuando se necesiten.
Pasos para crear una política de retención de datos
Antes de empezar, es importante conocer los objetivos y el propósito de la política de retención de datos que se desea crear. También es necesario saber qué leyes y regulaciones deben ser consideradas al crear la política. A continuación, veremos los pasos a seguir para crear una política de retención de datos efectiva:
1. Identificar los datos que se retendrán
Es importante identificar los tipos de datos que la organización es responsable de mantener. No todos los datos son iguales, algunos pueden ser más importantes que otros. Se deben tener en cuenta los datos financieros, documentos legales, contratos, correos electrónicos, entre otros.
2. Establecer el tiempo de retención
Una vez que se han identificado los datos, se debe establecer el tiempo que se retendrán. Debe incluirse una tabla con los tiempos de retención de cada tipo de datos. Es importante considerar las leyes y regulaciones que se aplican al tipo de datos que se están reteniendo.
3. Establecer el método de almacenamiento
Es importante establecer un método adecuado de almacenamiento para los datos que se están reteniendo. Los datos deben estar en un lugar seguro y protegidos contra la degradación o el fallo del hardware.
4. Establecer los procedimientos de acceso
Se deben establecer procedimientos para acceder a la información retenida para asegurar que solo las personas autorizadas tengan acceso a los datos que se están reteniendo. Se debe establecer también un procedimiento de eliminación de datos una vez que se ha alcanzado el tiempo de retención establecido.
5. Revisar y actualizar la política de retención de datos
Es importante revisar y actualizar la política de retención de datos de manera regular, para asegurarse de que se esté cumpliendo con las leyes y regulaciones cambiantes. Además, la política debe ser revisada si cambia la naturaleza de los datos que se están reteniendo o si hay cambios en la estructura de la organización.
Consejos a tener en cuenta
A continuación, veremos algunos consejos que deben ser considerados al crear una política de retención de datos efectiva:
- Es importante incluir definiciones precisas de los términos utilizados en la política de retención de datos.
- Se debe consultar con expertos legales para asegurarse de que se esté cumpliendo con todas las leyes y regulaciones aplicables.
- Es importante educar al personal de la empresa sobre la política de retención de datos y su importancia.
- Se deben establecer procedimientos claros de eliminación de datos para asegurarse de que los datos no se mantengan más tiempo del requerido.
Conclusión
La creación de una política de retención de datos efectiva es esencial para cualquier empresa que maneje datos. Una política de retención de datos adecuada ayudará a proteger a la empresa de multas y sanciones, al tiempo que asegura que los datos estén disponibles cuando se necesiten. La política debe ser revisada y actualizada regularmente para asegurarse de que se esté cumpliendo con las leyes y regulaciones cambiantes, y para reflejar cualquier cambio en la estructura de la organización.
