La gestión de datos es una de las tareas más importantes para cualquier empresa en la actualidad. Una de las áreas cruciales de esta gestión es la retención de datos. Es importante que las empresas tengan una política de retención de datos clara y eficiente para cumplir con los requisitos legales y proteger su información crítica. Sin embargo, el mundo de los datos está en constante cambio y las políticas de retención de datos no son una excepción.

¿Qué son las políticas de retención de datos?

Las políticas de retención de datos son una serie de reglas que establecen cómo deben ser tratados los datos dentro de una organización. Esto incluye cómo se deben almacenar, archivar y eliminar los datos con el tiempo. Las políticas de retención de datos son importantes no solo para cumplir con los requisitos legales, sino también para proteger a la empresa de posibles litigios y garantizar que se cumplan los requisitos de cumplimiento normativo, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).

Problemas con las políticas de retención de datos cambiantes

A medida que el mundo de los datos continúa evolucionando, también lo hacen las políticas de retención de datos. Las empresas a menudo se encuentran lidiando con cambios regulares en las políticas de retención de datos. A veces cambian debido a nuevos requisitos legales, mientras que otras veces son resultado de una revisión interna de la política de la organización.

Esta constante evolución puede resultar abrumadora para algunas empresas, especialmente para aquellas que no tienen una política de retención de datos muy sólida en primer lugar. Cambiar las políticas de retención de datos puede llevar a una serie de problemas, entre los que se encuentran:

• Confusión sobre cómo se deben manejar los diferentes tipos de datos
• Falta de alineación entre la política de retención de datos y los requisitos legales
• Retrasos y costos adicionales en los procesos de cumplimiento normativo y legislative
• Riesgo de perder información crítica debido a la eliminación incorrecta de datos

Si bien no se puede evitar el cambio en las políticas de retención de datos, hay medidas que las empresas pueden tomar para minimizar los problemas potenciales. Aquí hay algunas formas de manejar los cambios constantes en las políticas de retención de datos:

1. Mapear los datos de su organización

Antes de poder establecer una política de retención de datos efectiva, es importante tener una comprensión clara de los tipos de datos que tiene su organización. Mapear los datos de la organización le permitirá identificar qué datos son críticos para la operación de su empresa y aquellos que no lo son, lo que a su vez le permitirá establecer políticas para almacenar y eliminar datos con eficiencia.

2. Alinéese a los requisitos legales y normativos

Los requisitos legales y normativos son un factor importante que determina la política de retención de datos de una organización. Las empresas deben realizar una investigación completa sobre los requisitos regulatorios y legislativos para su sector y país para garantizar que estén cumpliendo con las leyes y regulaciones pertinentes. Al estar alineado con los requisitos legales y normativos, las empresas pueden evitar sanciones por el incumplimiento de estas leyes.

3. Proporcionar capacitación periódica y continua a los empleados

Es importante que los empleados comprendan la política de retención de datos de la empresa. Las empresas deben proporcionar una capacitación regular y continua a los empleados para garantizar que entiendan claramente sus responsabilidades en la política de retención de datos. Además, es importante explicar los cambios en la política de retención de datos y cómo estos pueden afectar su trabajo diario.

4. Establecer un ciclo de revisión de políticas

Las políticas de retención de datos deben ser revisadas periódicamente para garantizar que estén alineadas con los cambios en los requisitos legales y normativos y los cambios en la estructura y operación de la empresa. Establecer un ciclo de revisión de políticas permitirá que las políticas de retención de datos se mantengan actualizadas y relevantes en todo momento.

5. Utilizar herramientas de automatización

Las herramientas de automatización pueden ayudar a simplificar la gestión de datos y mejorar la eficiencia de las políticas de retención de datos. Las empresas pueden utilizar software para automatizar la eliminación de datos obsoletos y garantizar que los datos críticos se almacenen correctamente.

Conclusión

La gestión de datos es un componente crucial de la operación de cualquier empresa. La retención de datos es una parte importante de esta gestión de datos. Las empresas deben establecer políticas de retención de datos sólidas y efectivas para garantizar que se cumplan los requisitos normativos y legales y que se proteja la información crítica. Si bien el cambio en las políticas de retención de datos es inevitable, las empresas pueden tomar medidas para minimizar los problemas y garantizar que su política de retención de datos sea eficiente y efectiva en todo momento.