¿Qué son las políticas de retención de datos?

Las políticas de retención de datos son un conjunto de normas y procedimientos que establecen las empresas para determinar cuánto tiempo deben conservar ciertos datos y cuándo deben ser eliminados. Estas políticas se crean para cumplir tanto con requisitos legales como con la necesidad de proteger la información crítica de una empresa. La retención de datos es crucial para las empresas, ya que les asegura que aún podrán acceder a información importante en el futuro. Además, las políticas de retención de datos permiten a las empresas limpiar su almacenamiento y cumplir con los requisitos legales para la privacidad de los datos.

¿Por qué son importantes las políticas de retención de datos?

Las políticas de retención de datos son importantes por varias razones. En primer lugar, ayudan a las empresas a cumplir con los requisitos legales. En muchos casos, existen leyes que requieren que las empresas conserven ciertos datos durante un período de tiempo específico. Por ejemplo, en los Estados Unidos, la Ley Sarbanes-Oxley requiere que las empresas mantengan registros contables durante al menos siete años. Si una empresa no cumple con estos requisitos legales, puede enfrentar multas y sanciones. Además, las políticas de retención de datos permiten a las empresas protegerse contra posibles litigios. Si una empresa enfrenta una demanda legal, los datos almacenados pueden ser utilizados para defenderse. Las políticas de retención de datos aseguran que estos datos estén disponibles en el momento en que se necesiten. Por último, las políticas de retención de datos ayudan a las empresas a administrar mejor su almacenamiento de datos. Si una empresa no tiene políticas claras de retención de datos, puede terminar reteniendo información innecesaria durante demasiado tiempo. Esto puede afectar la eficiencia de la empresa y aumentar sus costos. Las políticas de retención de datos permiten a las empresas mantener solo los datos relevantes y útiles.

¿Qué datos deberían ser retenidos?

Las políticas de retención de datos generalmente cubren una amplia gama de información, desde correos electrónicos y documentos hasta registros financieros y de empleados. La mayoría de las empresas tienen políticas específicas sobre qué datos deben ser retenidos y por cuánto tiempo. Algunos datos comunes que las empresas retienen incluyen:

• Documentos financieros: estados financieros, facturas, recibos, comprobantes de pago y estados de cuenta
• Documentos legales: contratos, acuerdos, términos de uso, acuerdos de confidencialidad y registros de propiedad intelectual
• Documentos de empleados: solicitudes de empleo, registros de empleo, registros de capacitación, evaluaciones de desempeño y registros de compensación
• Correos electrónicos: comunicaciones comerciales, comunicaciones internas y correos electrónicos de clientes
• Registros de clientes: información de contacto, historial de compras y preferencias de compra

Cada empresa tiene necesidades y requisitos de retención de datos diferentes, por lo que es importante que cada política de retención se adapte a la empresa individual.

¿Cuánto tiempo deberían ser retenidos los datos?

La duración del tiempo que se deben retener los datos varía según el tipo de datos y los requisitos legales. A menudo, las políticas de retención de datos se basan en los plazos establecidos por las leyes y regulaciones relevante. Algunos plazos comunes incluyen:

• Tres años: registros de auditoría, registros de quejas de empleados, registros de accidentes de trabajo y registros de inscripción de empleados
• Cinco años: información de seguro, documentos de declaración de impuestos, registros de capacitación de empleados y documentos de beneficios
• Siete años: estados financieros, facturas, recibos, comunicaciones comerciales, comunicaciones internas y correos electrónicos de clientes, entre otros
• Diez años: registros de seguridad social y documentos de jubilación

Es importante destacar que, aunque hay requisitos legales que determinan el tiempo de retención, las empresas pueden elegir retener los datos por un período de tiempo mayor.

¿Cómo se asegura una empresa de que está cumpliendo con sus políticas de retención de datos?

Las políticas de retención de datos no son efectivas si no se cumplen adecuadamente. Para ayudar a garantizar la adhesión, las empresas pueden seguir estos pasos:

• Tener un lugar centralizado para almacenar datos para que se puedan encontrar y retener fácilmente
• Automatizar el proceso de retención de datos mediante el uso de software especializado
• Tener un plan de recuperación de datos en caso de desastres
• Educar a los empleados sobre la importancia de la retención de datos y las políticas de retención de datos de la empresa
• Realizar auditorías internas regularmente para asegurarse de que se están cumpliendo las políticas de retención de datos y actualizar las políticas según sea necesario

Conclusión

Las políticas de retención de datos son un componente crítico de la gestión de datos de una empresa. Las empresas deben establecer políticas claras y precisas sobre qué datos deben ser retenidos, por cuánto tiempo y cómo se deben almacenar. Las políticas de retención de datos son importantes tanto para cumplir con los requisitos legales como para proteger a las empresas de posibles litigios. Es importante que las empresas cumplan con sus políticas de retención de datos para garantizar que los datos estén disponibles en el futuro.